Die Einführung dieser neuen Regularien bedeutet allerdings auch, sämtliche bestehende Verträge aufzuarbeiten. Die Recherche, Anpassung und Freigabe bestehender und neuer Verträge stellt somit eine gewaltige Aufgabe dar, die sich nur durch digitale Lösungen effizient bewältigen lässt. Ein weiteres Beispiel dafür, wie sich Digitalisierung von Geschäftsprozessen unmittelbar auf den Unternehmenserfolg auswirkt.
Durch Studien der Industriellenvereinigung aus dem Jahr 2020 kann auch belegt werden, dass sich Betriebe mit höherem Digitalisierungsgrad als resilienter in Krisensituationen erweisen. Zur Bewältigung gegenwärtiger und zukünftiger Anforderungen empfiehlt es sich dabei besonders, den Fokus auf digitale Vertragsverwaltung zu rücken.
Ein führendes Software-Tool zur Vertragsverwaltung ist die Software Fabasoft Contracts der Fabasoft GmbH. Als ein sogenanntes smartes Vertragsmanagementprodukt bietet die Lösung weit mehr Funktionen als eine simple digitale Ablage für Verträge. Eine intelligente semantische Volltextsuche ermöglicht das schnelle Finden der benötigten Dokumente, selbst wenn diese nur eingescannt hinterlegt wurden.
Die Software ist auch in der Lage, Informationen wie Vertragspartner, Kontaktinformationen oder Kündigungsfristen automatisch auszulesen. Selbstverständlich kann hierbei ein zertifizierter, maximaler Datenschutz gewährleistet werden. Zusätzliche Funktionen wie Dashboards, Benachrichtigungen und Fristenmanagement sowie eine Archivierung nach den Standards der Deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW PS 880) machen das Tool zur zentralen Single Source of Truth.
Nach einer aktuellen Studie von Horn & Company haben sich 80 % der Unternehmen noch kaum oder gar nicht mit einer konkreten Implementierung einer digitalen Lösung zum Vertragsmanagement auseinandergesetzt. Wesentliche Ursache ist ein erwarteter hoher Aufwand. Dass ein analoges Verwalten auf lange Sicht einen weit höheren Aufwand darstellt, wird dabei jedoch häufig übersehen. Dank der zahlreichen Funktionen stellt die Implementierung der cloudbasierten Software von Fabasoft die ideale Lösung dar und bietet eine maximale Unterstützung bei Einhaltung von Menschenrechts-, Nachhaltigkeits- und Umweltschutzstandards entlang der gesamten Supply Chain. Damit können sich Konsumenten in Zukunft bezüglich der Qualität ihrer Produkte sicher sein.
